Bei unseren Autos sind wir es gewöhnt, im regelmäßigen Turnus zum TÜV zu fahren. Aber nicht nur dies. Wir kennen Inspektionsintervalle, die uns unser Bord-Computer anzeigt, Störungen, die angezeigt werden und unser eigenes Wahrnehmen in Bezug auf Veränderungen an unserem Fahrzeug. All dies veranlasst uns, eine Werkstatt aufzusuchen und um einen Check bzw. Behebung der Störung zu bitten. Wie ist das aber mit unserem Unternehmen „Agentur“?
Zur Kernkompetenz unseres eigenen Business und zum Selbstverständnis gehört es, unseren Kunden einen regelmäßigen Risiko- und Vorsorgecheck zu empfehlen. Tun wir dies aber auch bei unserem eigenen Unternehmen? Mitnichten. Was sind die Ursachen, und was kann man dagegen tun, damit es ab Morgen anders wird?
Oftmals lässt es der Alltag einfach nicht zu, einmal eine Standortbestimmung zu machen und sich zu vergewissern, wo eigentlich genau mein Unternehmen steht. Eine erste, sehr schnelle und einfach zu handhabende Übung ist, sich die Qualitätsuhr im Vermittlerbetrieb anzusehen.
Die Qualitätsuhr im Unternehmen
Die Qualitätsuhr gibt an, wie in einem Vermittlerbetrieb zur relevanten Aufgabenstellung der Grad der Realisierung ist. Dabei wird im Sinne der Qualitätsuhr unterschieden, ob sich das Vorhaben/die Aufgabe im Bereich von P = 0-3 Uhr, oder D > 3-6 Uhr, oder U > 6-9 Uhr, oder E 9-12 Uhr
- Wenn ein Vorhaben/eine Aufgabe sich allenfalls im Planungsstadium befindet, wäre es gedanklich bei P anzusiedeln (Planungsstadium).
- Wenn ein Vorhaben/eine Aufgabe im Sinne einer Grobplanung (Soll-Konzept) und einer Maßnahmenplanung (Feinkonzept) dokumentiert ist, wäre es gedanklich bei D anzusiedeln (Dokumentierungsstadium).
- Wenn ein Vorhaben/eine Aufgabe im Unternehmen gemäß der Planung und Dokumentierung umgesetzt und eingeführt wurde, wäre es gedanklich bei U (Umsetzungsstadium)
- Wenn ein Vorhaben/eine Aufgabe im Unternehmen gemäß den vorherigen Stufen etabliert ist und laufend verbessert wird, gehört dies nach E (Etablierungsstadium).
Und so ist es jetzt vollkommen egal, in welcher Entwicklungsphase sich mein Unternehmen gerade befindet bzw. welche Entwicklungsfelder ich nach dieser Methode überprüfen will.
Wir haben jetzt behandelt, was man in einem Unternehmen im Sinne eines Risiko- und Vorsorgechecks behandeln kann. Jetzt wollen wir uns mit der Frage auseinandersetzen, wie man das tun kann. Auch hier gibt es verschiedene Alternativen für den Unternehmer.
Eine Methode ist die engpasskonzentrierte Strategie, also die Frage herauszuarbeiten, welcher Engpass im Unternehmen stört derzeit am meisten und behindert das Unternehmen in der weiteren Entwicklung. So könnte z. B. das Thema sein, dass die Prozesse im Innendienst eine neue Ordnung benötigen, dass keine klare Aufgabenzuordnung hergestellt ist, dass die Verbindung zwischen Innendienst und Außendienst zu Reibungsverlusten führt, usw. Es muss also klar herausgearbeitet werden, welcher Engpass führt dazu, dass das Unternehmen eine Störung hat und sich nicht mehr richtig fortentwickeln kann.
Eine zweite Vorgehensweise wäre es, einen Eigencheck (Selbstcheck) vorzunehmen im Sinne, wo steht denn mein Unternehmen, und wo besteht Entwicklungsbedarf? Dies lässt sich sowohl in einer Teil-, als auch in einer Vollanalyse vornehmen. Ich gehe entlang meiner identifizierten Entwicklungsfelder und treffe die Analyse zu den relevanten Vorhaben und Aufgaben im Sinne, wo stehen diese im Sinne der Qualitätsuhr. Gibt es dort Punkte, die vorangetrieben werden müssen, die vielleicht auf andere einwirken und deshalb die Entwicklung stören? Auf der Basis dieser Erkenntnisse kann dann ein Maßnahmenplan entwickelt werden, um die Ursachen zu beheben und das Unternehmen weiter zu entwickeln.
Eine weitere Möglichkeit wäre es, einen Dritten auf das und in das Unternehmen hineinschauen zu lassen, um die relevanten Vorhaben und Aufgaben zu identifizieren und festzustellen, wo diese im Sinne der Qualitätsuhr stehen, um aus der Analyse heraus einen Handlungsplan zu entwickeln, wie das Unternehmen wieder auf Kurs gebracht werden kann.
Eine laufende Überwachung im Sinne eines zu etablierenden Qualitätsmanagements sollte unabhängig von den oben vorgeschlagenen Varianten eingeführt werden.
Das Funktionsmodell eines Unternehmens ist immer gleich. Die Feinheiten kommen erst in der Ausarbeitung der praktischen Unterschiede heraus
Das Funktionsmodell Unternehmung
Die Entwicklungsfelder können nur dann richtig bedient werden, wenn ich als Basis ein Modell zugrunde lege, wie denn mein Unternehmen in der Praxis funktionieren soll. Das hier aufgeführte Prinzipbild zeigt in einfacher Darstellung die Funktion eines Vermittlerbetriebes. Wenn ich dieses Prinzipbild und die dahinterliegenden Prozesse periodisch, oder anlassbezogen, oder stichtagsbezogen einem „TÜV“ unterziehe, werde ich eine stetige und wertschöpfende Entwicklung meines Unternehmens nicht verhindern können.
Hartmut Pfaffinger