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Die Organisation des Vermittlerbetriebes

Fachartikel - Personal & Organisation
|
Veröffentlicht 12.04.2020
In jedem Unternehmen sind viele Dinge miteinander verzahnt. Nur wenn ein Rädchen in das andere greift, kann es erfolgreich sein. Organisation koordiniert die Tätigkeiten zum Erreichen der Unternehmensziele. Woran kann man aber festmachen, ob ein Vermittlerbetrieb gut oder weniger gut organisiert ist? Folgende Punkte fallen uns (natürlich müssen nicht alle Punkte immer zutreffen, die Häufigkeit macht aber das Problem) in der Praxis immer wieder auf:
  • viele Rückfragen, Unklarheiten
  • lange Suchzeiten
  • hohe Fehlerquoten
  • lange Bearbeitungszeiten
  • viele Beschwerden
  • fehlende Daten
  • lange Warteschleifen
  • lange Rüst- und Vorbereitungszeiten
Ursachen dafür sind oft eine mangelnde Arbeitsmethodik, ungeeignete Informationssysteme, mangelhaft ausgebildetes Personal oder unklare Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Das Ergebnis schlechter Organisation ist nicht verwunderlich: ungenügende Vertriebsergebnisse, hohe Kosten und unzufriedene Kunden. Wie kann man das ändern? Wie kann man das verbessern? Dazu gibt es zwei entscheidende Organisationsfragen:
  • Wie müssen wir unseren Vermittlerbetrieb organisieren, damit das, was der Kunde erwartet und braucht, im Zentrum unserer Aufmerksamkeit steht und von dort nicht mehr verschwinden kann?
  • Wie müssen wir unseren Vermittlerbetrieb organisieren, damit das, wofür wir unsere Mitarbeiter bezahlen, von diesen auch wirklich getan werden kann?
Eine funktionierende Organisation stellt sich zuerst die Frage nach dem Nutzen für die Kunden. Danach dann die Frage, welche Aufgaben und Abläufe (Prozesse) daraus folgen. Prozesse dienen dazu, die Wirksamkeit einer Organisation zu gewährleisten, damit die Strategie und die Ziele umgesetzt werden können. Prozesse sind der Hebel für Qualität, Zeit und Kosten. Im Kern geht es um die Verbindung des Marktes (Kundennutzen) mit der Organisation (Prozesse). Fünf grundlegende Themen sind zu beantworten und einer Lösung zuzuführen.

Planung der Prozesse

Wir berücksichtigen bei der Planung der eingesetzten Produkte und unserer Dienstleistungen vorausschauend möglichst alle prozessbeeinflussenden Faktoren, um Qualitätsmängel, unproduktive Zeiten, Störungen, Verzögerungen, Leerläufe sowie Nacharbeiten zu vermeiden. Die erforderlichen Arbeitsschritte und Abläufe sind im Detail festgelegt. Führungs- und Kernprozesse sind beschrieben, ebenso die Qualitätsanforderungen an die Mitarbeiter.

Prozess-Steuerung und Verbesserung

Wir überprüfen die Übereinstimmung der Arbeiten mit unserem Leistungsversprechen. Wir überprüfen unsere Dienstleistungsprozesse ständig und systematisch auf Verbesserungsmöglichkeiten. Wir haben Verfahren, Prozess-Störungen zu erkennen und zu beseitigen, bevor fehlerbehaftet weitergearbeitet wird.

Weisungs- und Verantwortungsbereiche

In unserem Vermittlerbetrieb weiß jeder, was von ihm erwartet wird und welche Entscheidungsbefugnisse er besitzt. Wirtschaftlichkeit, Qualität und Sicherheit (auch Datensicherheit) sind Aufgaben eines jeden einzelnen Mitarbeiters. Dazu haben wir eindeutige Weisungsbefugnisse, Verantwortungsbereiche (keine Überschneidungen), Vertriebs- und Arbeitsanweisungen sowie Verfahrensanweisungen und Stellvertreter- regelungen organisiert.

Organisation und Flexibilität

Wir stellen kritisch gegenüber, was verbindlich geregelt werden muss und was situativ und flexibel gehandhabt werden kann. Regelungen nur dort, wo sie aus Qualitäts-, Effizienz- oder Sicherheitsgründen erforderlich sind. Wir haben Regelungen, die den Mitarbeitern entsprechend ihrer Qualifikation Freiräume ermöglichen, Selbstorganisation fördern und das Eingehen auf spontane Kundenwünsche ermöglichen.

Information und Kommunikation

Wir sorgen dafür, dass die Mitarbeiter alle Informationen haben, die sie für ihre Arbeitsaufgabe benötigen. Es ist klar geregelt, wer wen, wie, worüber informiert. Das macht sich daran bemerkbar, dass alle Informationen und Materialien zur Erfüllung des Arbeitsaufgaben vollständig sind und einsatzbereit vorliegen und jedem zugänglich sind (auch mobil und digital). Es gibt regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen, einen Erfahrungsaustausch und Rückkopplungen. Unterweisungen und Einweisungen bei neuen Arbeitsaufgaben oder Arbeitsmitteln sind klar strukturiert. Fazit Organisieren bedeutet im Kern, für klare Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zu sorgen. Denn gut funktionierende Prozesse sind ein wirksames Instrument zur Kundenbindung. Hartmut Pfaffinger
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Kontakt

Pfaffinger Consulting
Hartmut Pfaffinger
Im Schulzehnten 15
65779 Kelkheim

Telefon: 06195 – 987 823
Mobil:  01520 – 9 850 437

E-Mail: info@pfaffinger-consulting.de

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Seit mehreren Jahren arbeiten wir sehr gut zusammen. Wir haben ein konstruktiven Austausch und bekommen immer wieder neue Ansätze für unseren Vertrieb.
Finanzberatung Osthoff
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Herr Pfaffinger hat mich als Einzelkämpfer hervorragend unterstützt bei der Entwicklung meines Beratungs- und Betreuungskonzeptes. Es war eine sehr gut strukturierte Beratung und alle vorab besprochenen Inhalte wurden umgesetzt. Es sind klare Ziele vereinbart worden und auch bei der Überprüfung der Ziele steht mir Herr Pfaffinger noch zur Verfügung. Auf staatliche Fördermittel hat er mich hingewiesen und bei deren Beantragung auch unterstützt. Obwohl auch ich schon jahrelang aktiv bin und einen breiten Erfahrungsschatz besitze, glänzt Herr Pfaffinger mit seinem Wissen und seiner Erfahrung. Top und absolut empfehlenswert!
Moritz Gld
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Durch Herrn Pfaffinger's langjähriger Erfahrung sowie seinen Tipps & Tricks hat er uns in den vergangen Jahren sehr weiter geholfen!! Gerade als junger Berufseinsteiger profitiere ich sehr von seiner Unterstützung!
Friedrich Walther
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Herr Pfaffinger hat mit mir meinen Maklerbetrieb auf den aktuellen Stand gebracht und mich mit meinem Innendienst hervorragend beraten. Er hat kompetent die bestehenden Problembereiche aufgezeigt und zur Lösung massiv mit guten Ideen dazu beigetragen. Es war eine lohnenswerte und bereichernde Erfahrung für uns. Wir werden weiterhin seine kompetenten Erfahrungen nutzen und können ihn sehr empfehlen. Er ist eine hervorragende Bereicherung. Mein Fazit: lieber frühzeitig seine Hilfe nutzen, als zu spät!
Stefan Raake
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Mit Hartmut Pfaffinger arbeiten wir vom AMC seit vielen Jahren sehr gerne zusammen. Er ist kompetent, erfahren und ideenreich - und brennt für seine Themen auf angenehme Art und Weise: so dass "seine" Themen schnell "unsere" werden. Denn Hartmut Pfaffinger findet zügig heraus, wo es bei seinen Kunden "brennt" oder bald brennen könnte.
LVM Agentur Eickhoff
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Super Beratung inkl. entsprechender Analyse sowie Verbesserungsvorschläge. Sehr hilfreich, damit unser Unternehmen weiterhin zukunftsorientiert aufgestellt ist.
Schmidt Mario
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Herr Pfaffinger als erfahrener Fuchs hat uns sehr geholfen und ist immer noch dabei uns weiter zu verbessern. Man kann ihn nur weiterempfehlen!
Dominik Bergmann
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Durch Herrn Pfaffingers jahrelanger Berufserfahrung bringt er jede Beratung auf ein höheres Level. Ich bin mit seiner Beratung und Hilfe super zufrieden.
Christian Wilkes
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Dank der hervorragenden Analyse und der am Markt einzigartigen Expertise hat Herr Pfaffinger mir und meiner Agentur ganz neue Türen geöffnet. Sein Engagement, seine Power und liebe zum Beruf sind ansteckend! :-)
Klemens Imberge
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Sehr kompetente/ individuelle Beratung. Durch sein Beratungs- und Betreuungskonzept hat er unsere Qualität erheblich gesteigert. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Herrn Pfaffinger!!!
Heribert Reichenbach
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Herr Pfaffinger arbeitet mit einer sehr gründlichen, analytischen Herangehensweise, erstellt eine Potentialanalyse und macht sehr konkrete und gut umsetzbare Vorschläge, wie die Agentur sich künftig optimaler aufstellen und erfolgreicher agieren kann. Heribert Reichenbach
Thomas Landenfeld
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Sehr kompetente und zielorientierte Unterstützung mit vielen pragmatischen Tipps zur direkten Umsetzung. So konnten die internen Prozesse optimiert und in kürzester Zeit weiterentwicklt werden. Herr Pfaffinger konnte uns darüber hinaus noch viele verkäuferische Ansätze liefern.
Kilian Vollmer
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Sehr gute und kompetente Beratung, viele hilfreiche Tipps zur Optimierung der internen Prozesse, der Weiterentwicklung der Firma und der unternehmerischen Kompetenz und damit der Qualität der Arbeit.
Klaus Lengemann
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Bestens beraten,kennt die Branche,bleibt keine Antwort schuldig und steht immer mit gutem Rat zur Verfügung. Sehr zu empfehlen!

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