In vielen Vermittlerbetrieben sind die Betriebsausgaben um 10 bis 15 Prozent zu hoch

Die Betriebsausgaben in den Vermittlerbetrieben sind in den letzten Jahren leicht gesunken, wie die nachfolgende Tabelle zeigt.

Entwicklung der Betriebsausgaben (in Prozent)

Quelle: BVK-Betriebsvergleich
© PCP Pfaffinger Consulting & Partnetzwerke

Die Ursachen hierfür sind sehr unterschiedlich, beruhen aber im Wesentlichen auf einen stärkeren Rückgang bei den Personalkosten, d. h. hier wurde Personal abgebaut bzw. nicht ersetzt.

Große und kleine Unternehmen (also auch Vermittlerbetriebe) sollen ihr Handeln an dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit – auch ökonomisches Prinzip genannt – ausrichten. Das heißt, es soll mit möglichst wenigen Mitteln ein bestimmtes Ziel erreicht werden (Minimalprinzip), oder es soll mit gegebenen Mitteln ein möglichst großer Nutzen erzielt werden (Maximalprinzip).

Sehen wir uns die nachfolgende Tabelle an, dann stellen wir fest, dass der Durchschnitt der Agenturen teilweise 8-9 Prozentpunkte in seinen Betriebsausgaben schlechter wirtschaftet, als die Vermittlerbetriebe, die nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip ein besseres Ergebnis erzielen.

Betriebsausgabenquote (in Prozent)

Quelle: BVK-Betriebsvergleich, Best Practice-Erfahrungswerte aus Einzelanalysen
© PCP Pfaffinger Consulting & Partnetzwerke

Eine Agentur, die Betriebseinnahmen in Höhe von 210.000 € und eine Betriebsausgabenquote von 58,6 % hat, hat Betriebsausgaben in Höhe von 123.060 €. Zu einer Agentur, die bei den Kosten zu den Best Practice-Agenturen gehört (Betriebsausgabenquote 50 %), arbeitet die andere Agentur mit 14,7 % höheren Kosten. Dafür gibt es vielschichtige Gründe. In unserer Beratungspraxis stellen wir immer wieder fest, dass Agenturen, die einen deutlichen Schritt weiter sind, die drei Eckpfeiler der Unternehmensentwicklung besser beherrschen, nämlich die betriebswirtschaftliche Unternehmensführung, die interne Organisation und Arbeitsteilung sowie die Gestaltung des ertragsorientierten Wachstums. Dabei steht ganz im Vordergrund: Erst die richtigen Dinge tun (Effektivität) und dann die Dinge richtig tun (Effizienz). Bei Agenturen mit höheren Kosten oder niedrigerer Produktion wird das Thema der Effektivität gegenüber der Gestaltung der Tagesarbeit deutlich in den Hintergrund gestellt.

Folgende Punkte machen i. d. R. den Unterschied aus:

• Eine Kundenklassifizierung wird
• Das Leistungsversprechen bei a-, b- und c-Kunden wird
• Termine kommen automatisch aus den Prozessen
• Die Hit-Ratio (also die Anzahl der Abschlüsse in Relation zu den Angeboten) ist höher (über 50 %).
• Die Verkaufsgespräche pro Woche sind mehr, da weniger Administration für den Außendienst anfällt.
• Das Empfehlungsmarketing führt zu einer überdurchschnittlichen Anzahl von Neukunden.
• Standards in der Mitarbeiterführung sind die
• Ein zweistufiger Verkaufsprozess erhöht Qualität und Abschlussquote in der Beratung.

Die Agenturen, die jetzt noch die höhere Kostenquote haben, müssen also nach dem Maximalprinzip bei den gegebenen Ressourcen sehen, dass sie durch gezielte Maßnahmen größere Einkommen generieren. Will die oben beschriebene Agentur den Kostensatz der Besten erreichen und an der Infrastruktur nichts verändern, müssen also Mehreinnahmen von 36.120 € pro Jahr generiert werden. Dies geht. Der Weg ist aber nicht einfach. Mögliche Ansatzpunkte befinden sich in den oben aufgeführten, häufigsten Unterscheidungsmerkmalen zwischen den Vermittlerbetrieben.

In der nächsten Ausgabe werden wir uns mit der Frage beschäftigen, wie eine Agentur gleich in der Gründungs- bzw. Festigungsphase nach dem Minimalprinzip die Aufgaben und Prozesse so gestalten muss, dass die Betriebsausgabenquote den Best Practice-Vergleichen standhält.

Hartmut Pfaffinger